Delegar, Multitarea y Automatizar (5)

delegar

PASO 5:

Los tres puntos cardinales para avanzar: Multitasking, Automatizar y Delegar.

5.1. MULTITASKING.

“NO DIVIDAS Y VENCERÁS”.

En ocasiones solemos trabajar llevando a cabo varios cometidos de forma simultánea, lo que se conoce como multitasking o multitarea. A ello nos lleva la tentación de sobreestimar nuestra capacidad de trabajo junto con la aparición de las urgencias y los imprevistos del día a día, y que tenemos que tratar de forma adecuada tal como hemos visto en el paso número 4.

Céntrate y concéntrate únicamente en una sola tarea a la vez.

Gracias a TU LISTA DE TAREAS, podrás focalizar y concentrarte en un mismo empeño y por lo tanto serás más eficaz, resolutivo y evitarás errores.

Multitarea
Demasiadas cosas a la vez…

 

Trabajar a dos manos te llevará a cometer fallos y éstos supondrán un retroceso y una gran pérdida de tu valioso tiempo que precisarás para pasar al punto siguiente.

Cuando mezclas tareas simultáneamente, es mucho más fácil cometer errores mezclando datos. Y el simple hecho de saltar de una a otra, de tomar y retomar, ya supone un retraso.

Sí la tarea es compleja y extensa, pártela en porciones homogéneas y trátalas de forma individual.

Utiliza siempre tu sentido común y tu experiencia para que un objetivo importante avance de forma adecuada en sus diferentes subdivisiones, una tras otra, evitando que te sature por su complejidad. De vez en cuando es conveniente refrescar por donde vamos, una vez consumido el tiempo destinado en nuestra LISTA DE TAREAS.

HAZ MULTITAREA DE FORMA INTELIGENTE.

Hay circunstancias en los que sí es posible realizar multitasking cuando estás realizando una actividad repetitiva que no precisa de una gran concentración mental.

Por ejemplo, cuando estamos en el gimnasio haciendo cinta, podemos prestar oídos a un post relacionado con nuestra actividad o escuchar un curso de ese inglés que debemos de mejorar o simplemente escuchar nuestros mensajes de móvil.

Durante una caminata, en el trayecto al lugar de trabajo, durante los tiempos muertos de espera durante una visita… son circunstancias adecuadas para aprovechar el tiempo realizando una multitarea inteligente.

5.2. AUTOMATIZA TUS TAREAS REPETITIVAS.

IDENTIFICA AQUELLOS TRABAJOS CON PATRONES REPETITIVOS Y AUTOMATÍZALOS.

Durante nuestra vida laboral terminamos desperdiciando nuestras capacidades realizando una y otra vez cometidos pautados que perfectamente podrían mecanizarse, por ejemplo, a nivel informático.

La cantidad de tiempo que finalmente desperdiciamos es sencillamente impagable.

Dar un paso hacia atrás para dar luego diez hacia adelante.

Detenerse, analizar, pensar y plantear soluciones para que nuestra productividad aumente de forma exponencial ahorrando muchas horas en trabajos mecánicos.

En EL MUNDO COMERCIAL, un ejemplo claro lo tenemos en los datos sobre los objetivos de venta debidamente mecanizados. Ello permitirá tanto al director comercial como a los delegados de cada zona centrarse exclusivamente en los comentarios y en la estrategia a seguir para corregir las desviaciones.

automatizar
Automatizando e informatizando procesos repetitivos.

Si en la Empresa la búsqueda y la confección del informe correspondiente se realizan de manera lenta y costosa, llegaremos con datos antiguos para intentar solucionar realidades nuevas.

Externalizar trabajos con terceros, pues lo barato termina siendo caro.

En nuestro entorno tenemos la costumbre de intentar hacerlo todo, por lo que al final solemos terminar atascados, volviéndonos lentos y pocos eficaces.

Nuestro tiempo es muy valioso y seremos mucho más rentables para nuestra Empresa sí nos centramos en lo que somos verdaderamente buenos. De este modo, valdrá la pena subcontratar aquellos trabajos en empresas especializadas porque lo harán mejor, más rápido y sobre todo porque lo tendrás antes. Porque el tiempo es oro.

5.3. DIFÍCIL PERO NECESARIO: APRENDE A DELEGAR.

Pensamos que nadie va a ejecutar una tarea como nosotros y no soltamos lastre. Y entonces perdemos la ocasión para focalizarnos en los asuntos más importantes.

De esta manera, observamos como en nuestra organización hay operarios saturados de trabajo mientras otros están francamente infrautilizados. Este mal reparto de las tareas conlleva finalmente a un mal ambiente de trabajo perjudicial para todos.

Saber delegar es reconocer como, por diferentes caminos, llegamos al mismo resultado.

Cada persona es irrepetible y tiene una forma de hacer las cosas no exactamente como tú las estás haciendo ahora, pero delegando – subcontratación interna – aquellas tareas repetitivas te permitirán de nuevo concentrarte en tus habilidades más valiosas para tu Empresa.

Compartir y trabajar en equipo, SÍ o SÍ: nos somos como el ejército de Pancho Villa.

delegar llaves
El acto sabio de saber delegar y confiar en los demás.

Se terminó los tiempos de ser un lobo solitario y que cada departamento haga la guerra por su cuenta. Hay que saber ejercer LIDERAZGO y MANEJAR ORGANIZACIONES delegando y motivando a tus colaboradores.

Así, promovemos una mayor implicación y colaboración entre nuestros allegados, pudiendo centrarnos mucho más en el ANÁLISIS Y EN LA TOMA DE DECISIONES.

Todos salimos beneficiados aquí (relación ganar-ganar): tus colaboradores se sienten más valorados e implicados, y tú estarás focalizado en tareas +INTERESANTES y +PRODUCTIVAS.

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